Guía

1Crear un espacio de trabajo

Dos vías: subir un archivo .bpmn/.xml existente, o hacer clic arriba a la izquierda en «+ Nuevo diagrama de proceso»: así se crea automáticamente un espacio de trabajo nuevo y vacío con un esqueleto BPMN válido, sin ninguna carga de archivo. Cada espacio de trabajo recibe su propio identificador y sus propios archivos Original y Generated en el servidor.

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2Original vs. Generated (vista dividida)

A la izquierda está Original – el archivo de origen subido (o vacío), sin modificar, solo para ver, sin edición. A la derecha está Generated – el editor completo, aquí es donde se trabaja. El botón de flecha a la izquierda del título Original pliega la columna Original para dar más espacio al editor. Ambos lados tienen sus propios controles de zoom independientes.

3Barra de herramientas del editor

Sobre el lienzo se controlan todas las funciones de diseño y de guardado:

• ↶ Deshacer / ↷ Rehacer – también con Ctrl/Cmd+Z y Ctrl/Cmd+Mayús+Z. Cualquier cambio concluido (mover, renombrar, añadir, eliminar, conectar, atributos) puede deshacerse.
• Ajustar a la cuadrícula – alinea todas las formas (no bloqueadas) a la cuadrícula y ordena las conexiones. La referencia es siempre el centro de una forma, de modo que símbolos de distinto tamaño quedan uniformes.
• Alinear carriles – apila los carriles dentro de un pool sin huecos ni solapamientos, vuelve a centrar los pasos en su carril y recalcula el trazado de las conexiones, con lo que desaparecen los saltos de línea.
• Ordenar el diseño – centra cada caja dentro del carril en el que se encuentra y endereza las conexiones (sin cambiar de carril). Utiliza la misma cuadrícula central que «Ajustar a la cuadrícula», de modo que ambas funciones coinciden y las formas no saltan al pasar de una a otra.
• Alinear por fases licencia – ordena los pasos según sus fases: los bloques de fase se agrupan de forma limpia y ordenada a lo largo del sentido del flujo (la disposición interna dentro de una fase se conserva).
• Asignar identificadores – numera automáticamente todos los elementos con identificadores TAOM (TB-001, TL-001, TLD-001; los textos asociados con «-T»).
• Eliminar – elimina el elemento seleccionado (no funciona en elementos bloqueados).
• Guardar – confirma el estado de trabajo actual en el servidor.

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4Paleta de símbolos

La paleta de la izquierda contiene el conjunto completo de símbolos BPMN 2.0, agrupados por categorías. La barra de filtro de la parte superior la reduce por tipo de diagrama (proceso BPMN, organización, mapa de procesos, panorama de sistemas, matriz RACI). Tres formas de insertar un símbolo:

• Hacer clic – inserta el símbolo en la siguiente posición libre de la cuadrícula.
• Arrastrar y soltar – tome el símbolo, arrástrelo al lugar deseado del lienzo y suéltelo: queda exactamente ahí.
• Marcar un punto y luego hacer clic – haga primero clic en un lugar vacío del lienzo (aparece una marca discontinua) y después en un símbolo de la paleta: se coloca en la posición marcada.

• Eventos – indican qué desencadena un flujo (inicio), qué ocurre por el camino o qué lo termina (fin). Variantes como mensaje, temporizador, señal, condición, error, escalado o compensación muestran qué desencadena el evento.
• Actividades – los pasos de trabajo propiamente dichos: tarea general, tarea de usuario (persona), tarea de servicio (sistema), script, tareas de envío, de recepción y manuales, además de subprocesos para flujos anidados.
• Compuertas – ramificaciones y uniones: exclusiva (XOR: exactamente un camino), paralela (AND: todos los caminos a la vez), inclusiva (OR: uno o varios caminos), además de compuertas complejas y basadas en eventos.
• Datos y artefactos – objeto de datos y almacén de datos (información utilizada o generada), así como anotación de texto y un campo de texto libre para notas en el diagrama.
• Swimlanes – el pool y los carriles estructuran el diagrama por responsabilidad (área, rol, sistema). Conmutable en el panel de atributos entre formato apaisado (rótulo a la izquierda) y vertical (rótulo arriba).
• Roles y sistemas – persona/rol, sistema/motor e interfaz informática destacan a los responsables y los sistemas implicados.
• WRICEF – clasificación de los objetos de desarrollo: Workflow (W), Report (R), Interface (I), Conversion (C), Enhancement (E) y Form (F).
• Organización / mapa de procesos / panorama de sistemas / matriz RACI – símbolos adicionales para organigramas, vistas generales de procesos, panoramas de sistemas y matrices de responsabilidad.

4aFases: agrupar pasos del proceso en secciones licencia

La fase (en la parte superior de la paleta, con la marca TAOM) es una particularidad de Process Studio: un objeto organizativo que agrupa varios pasos del proceso en una sección, por ejemplo «Recepción», «Revisión», «Cierre». Así, incluso un flujo largo se mantiene claro y dividido en etapas diferenciadas.

• Crear una nueva fase – seleccione un paso y haga clic en «Fase» en la paleta: se crea una fase nueva con nombre correlativo y el paso seleccionado queda asignado a ella. El nombre puede cambiarse libremente.
• Asignar o mover un paso – en el panel de atributos, en «Fase / subproceso», campo «Fase de este paso»: elegir una fase existente mueve el paso; escribir un nombre nuevo crea una fase nueva.
• Banda de color – cuando hay pasos que pertenecen a fases, aparece automáticamente una banda de color en el borde. La ventana de fases define nombre, color, bloqueo y orden.
• «Alinear por fases» – ordena los bloques de fase a lo largo del sentido del flujo y reúne los pasos dispersos de una misma fase.

6aClic derecho sobre un elemento

Un clic derecho sobre un elemento abre el menú contextual. Reúne las acciones más frecuentes justo donde se está trabajando, sin rodeos por la barra de herramientas o el panel de atributos.

7Panel de atributos

Cuando se selecciona un elemento, muestra: nombre, descripción, identificador BPMN (solo visualización), identificador TAOM (editable), posición (bloquear/ocultar), color de relleno, de borde y de texto, tamaño de fuente. Según el tipo de elemento, además: trazado y expresión de condición (flechas), tipo de compuerta, desencadenante del evento, tipo de tarea, tipo WRICEF y campos de script (tareas), enlace a Jira/Confluence (tareas), orientación y «mostrar área» (swimlanes). La gobernanza y la clasificación por paso son editables para las personas que han iniciado sesión.

Las fases también llevan texto: Al hacer clic en una banda de fase del borde se muestra su descripción en la parte inferior, igual que en un paso de proceso individual. Así, un flujo puede leerse primero a nivel de secciones y solo después en detalle.

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8Ajustes (⚙)

Disponibles libremente: mostrar cuadrícula, ajustar a la cuadrícula (al arrastrar), tamaño de la cuadrícula, velocidad de zoom, ancho del espacio de trabajo, mostrar identificadores TAOM y distintivos WRICEF, direcciones base de Jira y Confluence.

Tras un sencillo inicio de sesión local (que no es un verdadero mecanismo de seguridad, sino solo una protección frente a cambios accidentales): bloquear/desbloquear todos los elementos, mostrar/ocultar el historial y el registro, eliminar definitivamente el espacio de trabajo activo.

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9Exportación

«Vista previa HTML» abre la vista en una pestaña nueva (Original: último estado guardado; Generated: estado de trabajo actual, incluida la identidad TAOM/TRANIVA). «Como PDF» abre la misma vista e inicia el diálogo de impresión del navegador; el tamaño de página (A4–A0) se elige según el tamaño del diagrama. «Descargar» descarga el archivo .bpmn, cuyo nombre coincide con el título del proceso. En HTML y PDF aparecen abajo la nota de origen e IA y un código QR.

9aDiagramas relacionados

Los flujos extensos pueden dividirse en varios diagramas autónomos, por ejemplo entrada de mercancías, suministro a producción, expedición e inventario. Si proceden de una misma ejecución del agente, permanecen unidos de forma duradera: el número, el total y los nombres de los diagramas relacionados se guardan en el propio archivo BPMN.

En el editor aparecen como números de color junto al espacio de trabajo activo; un clic cambia al diagrama correspondiente. Al exportar, «todos los diagramas del grupo» descarga todos los archivos juntos en un ZIP, nombrados por número y título. Como la relación se guarda en el archivo, sobrevive al compartirlo, a la exportación y a la visualización en el visor.

Elaboración: El primer diagrama construido se elabora automáticamente. En los demás, la elaboración puede activarse elemento por elemento con «Elaborar ahora» en el área de atributos, lo que ahorra esfuerzo frente a elaborar por completo todos los diagramas.

10Sello de calidad TAOM y origen

Cada archivo BPMN creado o editado en TAOM recibe un sello de origen invisible y firmado: fuente, versión de TAOM, marca de tiempo, estado de licencia y marcador de IA. Nunca adoptamos el origen ajeno: si un archivo no se creó en TAOM, indica honestamente «Desconocido»; un origen existente se conserva y solo se amplía con nuestro procesamiento. Al exportar se añade un código QR que remite a la página de verificación en taom.ai/beleg. Allí pueden introducirse el número y el sello y comprobar la procedencia sin acceso a TAOM.

Responsabilidad e historial: Al importar un archivo ajeno no adoptamos ni el sello existente ni el origen: el historial comienza honestamente de nuevo con «Importado (desconocido)». Asumimos la responsabilidad solo a partir del momento en que el archivo se edita o se guarda realmente en TAOM. Únicamente sin carga de archivo (diagrama vacío o mediante el agente TAOM) el historial comienza con TAOM. Este historial se guarda en el archivo y forma parte de la firma.

En el espíritu del Reglamento europeo de IA señalamos abiertamente la intervención de la IA con los iconos oficiales de la UE: los diagramas generados íntegramente por IA llevan «AI GENERATED» y cada archivo editado en TAOM (aunque sea parcialmente) lleva al menos «AI MODIFIED». El marcador forma parte de la firma: cualquier manipulación de los datos correspondientes se detecta en la verificación.

Base de la firma: una suma de verificación criptográfica conforme a SHA-256 sobre el contenido del archivo. Permite determinar si un archivo procede de este entorno y si se ha modificado después de su creación.

El mismo procedimiento en los documentos: factura, documento de licencia, acuerdo de encargo del tratamiento, certificado y documentación contractual llevan un sello con número y código QR, verificable en la misma página taom.ai/beleg. No solo el modelo tiene una procedencia comprobable, sino cada documento que se genera a partir de él. El estado de cada característica figura en el centro de confianza.

11TAOM Agent: un proceso a partir de texto o voz

En el panel desplegable «TAOM Agent» situado sobre el editor se describe un proceso con las propias palabras, escrito o dictado. TAOM genera automáticamente un borrador BPMN en el editor, que después se ajusta como de costumbre. Si el agente hace una pregunta, basta con seguir respondiendo hasta que el diagrama encaje. La respuesta aparece directamente en el panel.

El agente solo lee su texto. Hay dos cosas que no puede adivinar y que deben indicarse expresamente:

La orientación. Sin indicación, el diagrama se construye en vertical, es decir, de arriba abajo. Si debe desarrollarse a lo ancho, una palabra como apaisado o horizontal debe figurar en el texto, idealmente ya al principio. La elección vale entonces para toda la sesión: se mantiene también a través de las preguntas de seguimiento y las ampliaciones.

El tipo de diagrama. Sin indicación se crea un proceso BPMN. Si se necesita otra cosa, hay que nombrarla, por ejemplo matriz RACI, organigrama, mapa de procesos o panorama de sistemas. Basta con una frase: «Cree una matriz RACI para los siguientes roles y tareas …»

Todo lo demás puede indicarse, pero no es necesario: el sector, el nivel de detalle, los roles y los sistemas los reconoce el agente a partir del texto.

Si el agente detecta que una descripción es ambigua, por ejemplo varios flujos independientes sin relación visible, no construye por suposición, sino que formula una pregunta con opciones de respuesta concretas. Pregunta y respuesta quedan registradas en el historial, de modo que más adelante sigue siendo posible reconstruir sobre qué base se creó un modelo.

Cuánto tiempo espera una respuesta se define en los ajustes. Si ese campo se deja vacío, el editor espera indefinidamente: la decisión queda así expresamente en manos de la persona.

12Integración de Jira y Confluence

Los elementos TAOM llevan metadatos de Jira en sus atributos (tipo de incidencia, prioridad, estado, componente, versión, persona asignada y otros), así como un enlace a Confluence, como preparación para la conexión. El tipo de incidencia viene predefinido según el nivel TAOM (WRICEF → subtarea; en los demás casos, tarea) y puede modificarse en cada elemento; las formas utilizan los iconos oficiales y sin modificar de los tipos de incidencia de Jira y los colores de estado de Atlassian. Todos los datos se guardan de forma permanente en el BPMN.

Jira y Confluence son productos de Atlassian y representan sistemas independientes: no se fusionan con TAOM/TRANIVA.

13Licencias y acceso

Sin registro ni inicio de sesión puede subir sus propios archivos BPMN y utilizar el editor por completo: ver, editar, guardar y exportar como HTML o PDF. Para disponer de todas las funciones, regístrese a través de la página de contacto.

Uso libre (sin iniciar sesión)

• Subir archivos o crear un diagrama vacío.
• Colocar, conectar y renombrar todos los símbolos.
• Mover, redimensionar, bloquear, ocultar; colores y tipografía.
• «Ajustar a la cuadrícula», «Alinear carriles», «Ordenar el diseño», «Asignar identificadores».
• Ajustes de cuadrícula y de vista; vista previa y descarga en HTML/PDF.

Solo con licencia licencia

• Crear fases, asignarlas a los pasos y «Alinear por fases».
• Adjuntar documentos a un paso (guardados con protección de acceso).
• Editar la clasificación y la gobernanza por paso.
• Crear un blueprint para Jira/Confluence.
• TAOM Agent (proceso a partir de texto o voz) y procesamiento por lotes.
• Exportación completa de modelos muy grandes o mixtos (sin licencia, la demo muestra un extracto).