Gobernanza empresarial: permisos, aprobaciones y control de datos hasta el nivel de campo
Quién puede hacer qué, visible para todos.
Para cada cliente, una matriz define qué campo del paso es obligatorio, quién puede modificarlo y quién puede aprobarlo, y qué ocurre con los datos que faltan cuando un paso se publica o se aprueba.
El control de campos se aplica a todos los usuarios registrados; solo queda fuera el uso anónimo sin cuenta. Todos los usuarios del cliente ven las reglas; solo el administrador puede cambiarlas, y cada cambio queda registrado.
Tres niveles de control
Quién puede modificar y aprobar cada campo, cómo pasa un paso de borrador a aprobado y qué se envía a cada sistema de destino según la necesidad de protección: para recorrer haciendo clic.
| Campo del paso | Ajuste | Puede modificar | Puede aprobar |
|---|---|---|---|
| Nombre | Obligatorio | ✓ | |
| Descripción | Opcional | ✓ | |
| Categoría | Obligatorio | ✓ | |
| Riesgo (GAMP 5) | Opcional | – | |
| Obligación de prueba | Opcional | – | |
| Casos de prueba | Opcional | ✓ | |
| Estado de revisión | gestionado por TAOM | TAOM | – |
| Versión del modelo | gestionado por TAOM | TAOM | – |
| Campo del paso | Ajuste | Puede modificar | Puede aprobar |
|---|---|---|---|
| Nombre | Obligatorio | ✓ | |
| Descripción | Opcional | ✓ | |
| Categoría | Obligatorio | ✓ | |
| Riesgo (GAMP 5) | Opcional | ✓ | |
| Obligación de prueba | Opcional | ✓ | |
| Casos de prueba | Opcional | ✓ | |
| Estado de revisión | gestionado por TAOM | TAOM | ✓ |
| Versión del modelo | gestionado por TAOM | TAOM | ✓ |
| Campo del paso | Ajuste | Puede modificar | Puede aprobar |
|---|---|---|---|
| Nombre | Obligatorio | – | |
| Descripción | Opcional | – | |
| Categoría | Obligatorio | – | |
| Riesgo (GAMP 5) | Opcional | ✓ | |
| Obligación de prueba | Opcional | ✓ | |
| Casos de prueba | Opcional | – | |
| Estado de revisión | gestionado por TAOM | TAOM | ✓ |
| Versión del modelo | gestionado por TAOM | TAOM | – |
| Campo del paso | Ajuste | Puede modificar | Puede aprobar |
|---|---|---|---|
| Nombre | Obligatorio | – | |
| Descripción | Opcional | – | |
| Categoría | Obligatorio | – | |
| Riesgo (GAMP 5) | Opcional | – | |
| Obligación de prueba | Opcional | ✓ | |
| Casos de prueba | Opcional | ✓ | |
| Estado de revisión | gestionado por TAOM | TAOM | – |
| Versión del modelo | gestionado por TAOM | TAOM | – |
Configuración de ejemplo. Cada empresa define su propia matriz: 119 campos, roles de la organización del proyecto y cada cambio registrado.
Además, para modelos completos: versiones con borrador → para aprobación → aprobada o rechazada, con su propia regla «Cuatro ojos en versiones del modelo».
| Destino | Qué se envía: necesidad de protección «Público» |
|---|---|
| Exportación HTML/PDF | completo |
| Documentación (p. ej., Confluence) | completo |
| Ticket (p. ej., Jira) | completo |
| SAP Cloud ALM | completo |
| Canales de Teams/Slack | completo |
| Destino | Qué se envía: necesidad de protección «Interno» |
|---|---|
| Exportación HTML/PDF | completo |
| Documentación (p. ej., Confluence) | completo |
| Ticket (p. ej., Jira) | completo |
| SAP Cloud ALM | completo |
| Canales de Teams/Slack | completo |
| Destino | Qué se envía: necesidad de protección «Confidencial» |
|---|---|
| Exportación HTML/PDF | completo |
| Documentación (p. ej., Confluence) | completo |
| Ticket (p. ej., Jira) | completo |
| SAP Cloud ALM | completo |
| Canales de Teams/Slack | sin contenido |
| Destino | Qué se envía: necesidad de protección «Estrictamente confidencial» |
|---|---|
| Exportación HTML/PDF | sin contenido |
| Documentación (p. ej., Confluence) | sin contenido |
| Ticket (p. ej., Jira) | sin contenido |
| SAP Cloud ALM | sin contenido |
| Canales de Teams/Slack | sin contenido |
Plantilla de TAOM. El cliente la ajusta por nivel y destino («nada» retiene un paso por completo); TAOM informa de lo retenido tras la transferencia. El nivel puede fijarse como mínimo desde una lista de cumplimiento (p. ej., GxP, RGPD).
Un campo, tres preguntas
La base es el catálogo de campos de TAOM. Solo se guardan las desviaciones del cliente: si TAOM incorpora un campo nuevo, aparece con el valor predeterminado sin que nadie tenga que tocar la matriz.
Obligatorio, opcional u oculto
Un campo obligatorio vacío nunca bloquea el guardado. Solo cuenta al publicar y aprobar, según las reglas de abajo.
Roles por campo
Del catálogo de roles de la organización del proyecto: por ejemplo GPO, process owner, gestión de pruebas, validación, aseguramiento de la calidad o protección de datos.
Quién fija el estado
Solo los roles con «Puede aprobar» ponen un paso en «Aprobado». Sin entrada, se aplica la plantilla.
De borrador a aprobado, con los datos necesarios para ello
Cada paso del proceso tiene un estado. Qué valores deben existir para cada estado y quién puede fijarlo lo regula el control de campos.
Publicar con lagunas
no permitido · con confirmación (predeterminado) · permitido. Los datos obligatorios que faltan se ven en el sistema de destino.
Aprobar con lagunas
no permitido (predeterminado) · con confirmación · permitido. Quien aprueba de todos modos queda registrado.
Principio de los cuatro ojos
imponer (predeterminado) · solo registrar. Con «imponer», quien lo creó no lo aprueba.
Qué sale fuera: por necesidad de protección y destino
Para cada necesidad de protección de un paso y cada destino, la matriz define si el contenido se transmite completo, sin contenido o no se transmite.
| Necesidad de protección | Predeterminado |
|---|---|
| Público · Interno | completo a todos los destinos |
| Confidencial | completo, sin contenido en los canales de Teams/Slack |
| Estrictamente confidencial | sin contenido en todas partes: solo identificador y nombre |
Destinos: exportación HTML/PDF, Confluence, Jira, SAP Cloud ALM, canales de Teams/Slack. Además, una lista de cumplimiento (p. ej., RGPD) con necesidad de protección mínima, ampliable por cliente. La misma regla se aplica al manual de usuario.
Transparencia en lugar de buscar
Las reglas no están escondidas en una pantalla de administración. Todos los usuarios del cliente ven qué campo es obligatorio y quién puede modificarlo o aprobarlo.
- se aplica a todos los usuarios registrados
- visible para todos los usuarios del cliente
- solo el administrador puede cambiarlo
- cada cambio registrado: quién, cuándo, qué había antes y qué hay después
- Candado en el editor, comprobación en el servidor
¿Quién tiene qué rol, en qué estado y en qué proceso?
En el informe cuenta lo que realmente está asignado, no lo que sería posible. Nadie tiene que ir a la cuenta de cliente para averiguar quién puede hacer qué y dónde. La vista «Roles y aprobaciones» del reporting lo muestra por modelo y, en el modelo de empresa en todos los modelos.
Capturas de pantalla de TAOM Process Studio con datos de ejemplo. Haga clic en una imagen para ampliarla.
Mis tareas: por persona o rol
En la pestaña «Tareas» del reporting se introduce un nombre, un rol o una función, o simplemente «Yo». TAOM muestra lo pendiente: aprobaciones abiertas, pasos rechazados para revisar, pruebas abiertas y versiones del modelo para aprobar. Cada fila lleva directamente al paso o al caso de prueba.
Capturas de pantalla de TAOM Process Studio con datos de ejemplo. Haga clic en una imagen para ampliarla.
Próximamente: permisos en Process Mining : quién tenía qué rol cuando un paso se editó, revisó o aprobó.
Respuestas breves
¿Puede un cliente adoptar la configuración predeterminada de TAOM sin ajustar nada?
Sí. La matriz está lista para cada cliente al comprar la licencia. Quien no cambia nada trabaja con la plantilla.
¿Qué ocurre si un campo obligatorio está vacío?
Guardar siempre es posible. Al publicar, TAOM pide confirmación (predeterminado); al aprobar, no está permitido (predeterminado). El administrador puede cambiar ambas cosas.
¿Tiene relación con GxP?
Sí. El principio de los cuatro ojos, las aprobaciones registradas y los identificadores inmutables son la base de las evidencias en entornos regulados; véase Verificación y prueba.
Reglas que todos pueden ver.
El control de campos se aplica a todos los usuarios registrados de Process Studio.