¿Quién no ha pedido nunca a una IA que redacte o responda un correo? La pregunta ya no es si su empresa usa la IA. Es esta: ¿sabe dónde, cómo y por qué, y lo muestra su modelo de procesos?
La IA ya está en el proceso, a menudo con una cuenta privada
Según una encuesta representativa de Bitkom de octubre de 2025, 4 de cada 10 empresas en Alemania suponen, o saben, que sus empleados usan herramientas de IA privadas para trabajar. Solo una cuarta parte ofrece por sí misma acceso a la IA generativa, y apenas una cuarta parte tiene normas al respecto. El Work Trend Index 2024 de Microsoft y LinkedIn muestra el mismo panorama a nivel internacional: el 78 % de quienes usan IA llevan sus propias herramientas.
Rara vez hay mala intención. Redactar una respuesta, resumir un documento largo, que te expliquen una fórmula: ahorra tiempo. Pero ocurre en un chat privado: con datos de la empresa, sin aprobación y sin rastro en el proceso.
¿Tolerar o dirigir?
| Aquí y allá, en privado | Introducida de forma central, en el proceso | |
|---|---|---|
| ¿Quién lo sabe? | La propia persona, quizá el equipo | Todos los que conocen el proceso |
| ¿Qué datos? | Lo que se copia en el chat | Lo que permite la clasificación |
| ¿Quién revisa el resultado? | Nadie de forma expresa | Un rol definido aprueba |
| Cuando algo sale mal | Nadie sabe de dónde vino | Origen y aprobación constan en el resultado |
| Evidencia | Ninguna | En el modelo, en el reporting, en el Viewer |
El mayor peligro no es que los empleados usen la IA. Es que nadie sepa dónde, y que nadie sea responsable.
Prohibir rara vez sirve; las herramientas están en cualquier smartphone. Es más eficaz una vía oficial más sencilla que la privada, y un modelo de procesos que indique dónde colabora la IA. Las preguntas que conviene aclarar antes están en nuestro artículo Cinco preguntas antes de usar la IA.
No solo las grandes empresas: también los pequeños negocios y las administraciones
En un pequeño negocio, una persona responde a las consultas de los clientes con IA, incluidos nombres, direcciones y precios. En una gran empresa, cien equipos trabajan con cien asistentes distintos. Y en la administración pública se suman el secreto profesional y la protección de datos: muchos datos no pueden ir en absoluto a aplicaciones públicas de IA por motivos de seguridad de la información. Por eso, la administración federal suiza ha probado su propia aplicación de IA en un entorno aislado (Netzwoche: Bund testet Gov-GPT).
El tamaño cambia la herramienta, no la pregunta: ¿dónde colabora la IA, con qué datos y quién responde del resultado?
¿Puede mostrarlo hoy su modelado de procesos?
Preguntas para su modelo de procesos
☐ ¿Se ve en el paso si colabora una IA? · ☐ ¿Qué IA, con qué datos? · ☐ ¿Quién aprueba el resultado? · ☐ ¿Está evaluado el riesgo, hay un control? · ☐ ¿Se puede preguntar en todos los procesos: dónde se usa la IA?
En la mayoría de las herramientas, la respuesta sincera es no. El modelo es una imagen, y lo que no está en la imagen no existe para la organización.
Así se hace visible la IA en el proceso, en TAOM
Evaluar con y sin riesgo
No todo uso de la IA es igual de crítico. Un borrador de correo que una persona lee y adapta no es lo mismo que una respuesta automática a los clientes que ya nadie revisa. En TAOM, gravedad, probabilidad y detectabilidad dan la clase de riesgo en el paso, y de ella se derivan los controles y la profundidad de prueba. Si un proceso va a funcionar con IA en el futuro, Change Impact evalúa la nueva variante frente a la versión vigente antes de que se aplique.
En TAOM, la IA trabaja dentro del proceso, no al margen
No usamos la IA a trozos: la integramos en los procesos, hasta en el propio modelado. El TAOM Agent convierte una descripción en un modelo, pregunta por las lagunas y solo construye tras la aprobación. Otros agentes elaboran los pasos: contexto de aplicación, requisitos, riesgos y pruebas. Cada aportación está identificada y cada aprobación tiene un nombre. Así, el modelo no solo muestra dónde usan la IA sus empleados, sino también dónde la usa el propio TAOM.
¿Preguntas? Lo trabajamos con usted
¿No sabe exactamente dónde colabora ya la IA en su organización? Es lo normal. Juntos repasamos sus procesos: ¿dónde se usa la IA, de forma privada o dirigida? ¿Qué datos fluyen, qué riesgos surgen, qué controles faltan? Registramos el resultado en el modelo de procesos, lo mantenemos al día y lo hacemos visible con análisis en el Editor, tanto para la dirección como para el equipo que trabaja con él cada día.
Hable con nosotros, sea pequeña empresa, gran empresa o administración.
En resumen
La IA forma parte del trabajo diario desde hace tiempo, a menudo de forma invisible y privada. Registrarla, evaluarla y aprobarla en el paso del proceso convierte la IA en la sombra en un uso dirigido. TAOM lo muestra en el modelo, en el reporting y en el Viewer.
Sobre TAOM: TAOM es el método y la plataforma de Traniva AG (Suiza) para que personas, procesos e IA trabajen juntos – con Process Studio Editor y Viewer, TAOM Training y soporte. Nuestro principio: la IA asiste, la responsabilidad sigue siendo humana.
Más información: Cinco preguntas antes de usar la IA · ¿Qué puede decidir un agente de IA? · Personal de IA de TAOM · Protección de la información y clasificación · Bitkom: los empleados usan IA en la sombra (en alemán)
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