Qui n’a jamais fait rédiger ou répondre un e-mail par une IA ? La question n’est plus de savoir si l’IA est utilisée dans votre entreprise. Mais : savez-vous où, comment et pourquoi – et votre modèle de processus le montre-t-il ?
L’IA est déjà dans le processus – souvent avec un compte privé
Selon une enquête représentative de Bitkom d’octobre 2025, 4 entreprises sur 10 en Allemagne supposent – ou savent – que des collaborateurs utilisent des outils d’IA privés pour leur travail. Seul un quart fournit lui-même un accès à l’IA générative, et à peine un quart s’est doté de règles. Le Work Trend Index 2024 de Microsoft et LinkedIn dresse le même constat au niveau international : 78 % des utilisateurs d’IA apportent leurs propres outils.
Ce n’est que rarement de la mauvaise volonté. Formuler une réponse, résumer un long document, se faire expliquer une formule – cela fait gagner du temps. Mais cela se passe dans un chat privé : avec des données de l’entreprise, sans approbation et sans trace dans le processus.
Tolérer ou piloter ?
| Ici et là, en privé | Introduite de manière centrale, au processus | |
|---|---|---|
| Qui est au courant ? | La personne elle-même – peut-être l’équipe | Tous ceux qui connaissent le processus |
| Quelles données ? | Ce qui est copié dans le chat | Ce que la classification autorise |
| Qui vérifie le résultat ? | Personne explicitement | Un rôle défini approuve |
| Quand quelque chose tourne mal | Personne ne sait d’où cela vient | Origine et approbation figurent sur le résultat |
| Preuve | Aucune | Dans le modèle, le reporting et le Viewer |
Le plus grand danger n’est pas que les collaborateurs utilisent l’IA. C’est que personne ne sache où – et que personne n’en soit responsable.
Les interdictions aident rarement ; les outils sont sur chaque smartphone. Plus efficace : une voie officielle plus simple que la voie privée – et un modèle de processus qui indique où l’IA intervient. Les questions à régler au préalable figurent dans notre article Cinq questions avant d’utiliser l’IA.
Pas seulement les grands groupes – aussi les petites entreprises et les administrations
Dans une petite entreprise, une personne répond aux demandes des clients avec l’IA – noms, adresses et prix compris. Dans un grand groupe, cent équipes travaillent avec cent assistants différents. Et dans l’administration publique s’ajoutent le secret de fonction et la protection des données : beaucoup de données ne doivent pas du tout aller dans des applications d’IA publiques, pour des raisons de sécurité de l’information. L’administration fédérale suisse a donc testé sa propre application d’IA dans un environnement cloisonné (Netzwoche : Bund testet Gov-GPT).
La taille change l’outil, pas la question : où l’IA intervient-elle, avec quelles données – et qui répond du résultat ?
Votre modélisation de processus peut-elle le montrer aujourd’hui ?
Questions à poser à votre modèle de processus
☐ Voit-on à l’étape si une IA intervient ? · ☐ Quelle IA, avec quelles données ? · ☐ Qui approuve le résultat ? · ☐ Le risque est-il évalué, existe-t-il un contrôle ? · ☐ Peut-on demander sur tous les processus : où l’IA est-elle utilisée ?
Dans la plupart des outils, la réponse honnête est non. Le modèle est une image – et ce qui n’est pas dans l’image n’existe pas pour l’organisation.
Comment l’IA devient visible dans le processus – dans TAOM
Évaluer avec et sans risque
Tous les usages de l’IA ne sont pas aussi critiques. Un brouillon d’e-mail qu’une personne relit et adapte n’a rien à voir avec une réponse automatique aux clients que plus personne ne regarde. Dans TAOM, gravité, probabilité et détectabilité donnent la classe de risque à l’étape – et en découlent les contrôles et la profondeur de test. Si un processus doit à l’avenir fonctionner avec l’IA, Change Impact évalue la nouvelle variante par rapport à la version en vigueur avant qu’elle ne s’applique.
Chez nous, l’IA travaille dans le processus – pas à côté
Nous n’utilisons pas l’IA par morceaux : nous l’intégrons aux processus – jusque dans la modélisation elle-même. Le TAOM Agent fait d’une description un modèle, pose des questions sur les lacunes et ne construit qu’après approbation. D’autres agents élaborent les étapes : contexte applicatif, exigences, risques et tests. Chaque contribution est identifiée, chaque approbation porte un nom. Le modèle montre ainsi non seulement où vos collaborateurs utilisent l’IA – mais aussi où TAOM lui-même le fait.
Des questions ? Nous les traitons avec vous
Vous ne savez pas exactement où l’IA intervient déjà chez vous aujourd’hui ? C’est le cas normal. Ensemble, nous passons vos processus en revue : où l’IA est-elle utilisée, en privé ou de manière pilotée ? Quelles données circulent, quels risques apparaissent, quels contrôles manquent ? Nous consignons le résultat dans le modèle de processus, le tenons à jour et le rendons visible avec des analyses dans l’Editor – pour la direction comme pour l’équipe qui y travaille au quotidien.
Contactez-nous – petite entreprise, grand groupe ou administration.
En bref
L’IA fait partie du travail quotidien depuis longtemps – souvent de manière invisible et privée. La saisir, l’évaluer et l’approuver à l’étape du processus transforme l’IA fantôme en usage piloté. TAOM le montre dans le modèle, le reporting et le Viewer.
À propos de TAOM : TAOM est la méthode et la plateforme de Traniva AG (Suisse) pour faire travailler ensemble les personnes, les processus et l’IA – avec Process Studio Editor et Viewer, TAOM Training et le support. Notre principe : l’IA assiste, la responsabilité reste humaine.
Pour aller plus loin : Cinq questions avant d’utiliser l’IA · Que peut décider un agent IA ? · Effectif IA TAOM · Protection de l’information et classification · Bitkom : les salariés utilisent l’IA fantôme (en allemand)
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