Feldsteuerung – wer was darf

TAOM Process Studio · Feldsteuerung – wer was darf

Enterprise Governance – Berechtigungen, Freigaben und Datenkontrolle bis auf Feldebene

Wer was darf – für alle sichtbar.

Je Kunde legt eine Matrix fest, welches Feld am Prozessschritt Pflicht ist, wer es ändern und wer freigeben darf – und was mit fehlenden Angaben passiert, wenn ein Schritt veröffentlicht oder freigegeben wird.

Die Feldsteuerung gilt für alle registrierten Benutzer – nur anonyme Nutzung ohne Konto bleibt aussen vor. Jeder Benutzer des Kunden sieht die Regeln; umstellen darf der Verwalter, und jede Änderung wird protokolliert.

Prüfung und Test Lizenzstruktur

119Felder im Katalog – neue erscheinen mit Vorgabe

Muss · Kann · Ausje Feld und Kunde

Rollen„Darf ändern“ und „Darf freigeben“ aus der Projektorganisation

Alle registriertenBenutzer – nur anonym nicht

Auf einen Blick

Drei Ebenen der Kontrolle

Wer welches Feld ändern und freigeben darf, wie ein Schritt vom Entwurf zur Freigabe kommt und was je Schutzbedarf in welches Zielsystem geht – zum Durchklicken.

1 · Field-Level Permissions2 · Approval Workflow3 · Information Protection

ModelliererGlobal Process Owner (GPO)QualitätssicherungTestmanager

Feld am Prozessschritt	Einstellung	Darf ändern	Darf freigeben
Name	Muss	✓
Beschreibung	Kann	✓
Kategorie	Muss	✓
Risiko (GAMP 5)	Kann	–
Prüfpflicht	Kann	–
Testfälle	Kann	✓
Review-Status	führt TAOM	TAOM	–
Modellversion	führt TAOM	TAOM	–

Feld am Prozessschritt	Einstellung	Darf ändern	Darf freigeben
Name	Muss	✓
Beschreibung	Kann	✓
Kategorie	Muss	✓
Risiko (GAMP 5)	Kann	✓
Prüfpflicht	Kann	✓
Testfälle	Kann	✓
Review-Status	führt TAOM	TAOM	✓
Modellversion	führt TAOM	TAOM	✓

Feld am Prozessschritt	Einstellung	Darf ändern	Darf freigeben
Name	Muss	–
Beschreibung	Kann	–
Kategorie	Muss	–
Risiko (GAMP 5)	Kann	✓
Prüfpflicht	Kann	✓
Testfälle	Kann	–
Review-Status	führt TAOM	TAOM	✓
Modellversion	führt TAOM	TAOM	–

Feld am Prozessschritt	Einstellung	Darf ändern	Darf freigeben
Name	Muss	–
Beschreibung	Kann	–
Kategorie	Muss	–
Risiko (GAMP 5)	Kann	–
Prüfpflicht	Kann	✓
Testfälle	Kann	✓
Review-Status	führt TAOM	TAOM	–
Modellversion	führt TAOM	TAOM	–

Beispielkonfiguration. Jede Firma stellt ihre Matrix selbst ein – 119 Felder, Rollen aus der Projektorganisation, jede Änderung protokolliert.

EntwurfPrüfung erforderlichFachlich geprüftFreigegebenAbgelehnt

Der Schritt wird beschrieben. Muss-Felder dürfen noch fehlen – Speichern geht immer.

Zur Prüfung gestellt. Fehlen Muss-Felder, greift die Regel „Freigeben“: nicht erlaubt, mit Rückfrage oder erlaubt.

Eine zweite Person bestätigt den Inhalt. Wer den Schritt selbst bearbeitet hat, darf das nicht – Vier-Augen-Prinzip (erzwingen oder nur protokollieren).

Nur Rollen mit „Darf freigeben“. Danach darf der Schritt ins Zielsystem (z. B. Jira, Confluence) – gemäss Regel „Veröffentlichen“.

Mit Begründung. Ein verknüpftes Ticket wird wieder geöffnet, mit sichtbarer Rückmeldung.

Dazu für ganze Modelle: Versionen mit Entwurf → zur Freigabe → freigegeben oder abgelehnt, eigene Regel „Vier-Augen bei Modellversionen“.

ÖffentlichInternVertraulichStreng vertraulich

Ziel	Was hinausgeht – Schutzbedarf „Öffentlich“
HTML/PDF-Export	vollständig
Dokumentation (z. B. Confluence)	vollständig
Ticket (z. B. Jira)	vollständig
SAP Cloud ALM	vollständig
Teams/Slack-Kanäle	vollständig

Ziel	Was hinausgeht – Schutzbedarf „Intern“
HTML/PDF-Export	vollständig
Dokumentation (z. B. Confluence)	vollständig
Ticket (z. B. Jira)	vollständig
SAP Cloud ALM	vollständig
Teams/Slack-Kanäle	vollständig

Ziel	Was hinausgeht – Schutzbedarf „Vertraulich“
HTML/PDF-Export	vollständig
Dokumentation (z. B. Confluence)	vollständig
Ticket (z. B. Jira)	vollständig
SAP Cloud ALM	vollständig
Teams/Slack-Kanäle	ohne Inhalt

Ziel	Was hinausgeht – Schutzbedarf „Streng vertraulich“
HTML/PDF-Export	ohne Inhalt
Dokumentation (z. B. Confluence)	ohne Inhalt
Ticket (z. B. Jira)	ohne Inhalt
SAP Cloud ALM	ohne Inhalt
Teams/Slack-Kanäle	ohne Inhalt

Vorlage von TAOM. Der Kunde stellt je Stufe und Ziel um („nichts“ hält einen Schritt ganz zurück); was zurückgehalten wird, meldet TAOM nach dem Übertragen. Die Stufe kann aus einer Compliance-Liste (z. B. GxP, DSGVO) mindestens vorgegeben werden.

Die Matrix

Ein Feld, drei Fragen

Grundlage ist der Feldkatalog von TAOM. Gespeichert werden nur die Abweichungen des Kunden – liefert TAOM ein neues Feld aus, erscheint es mit der Vorgabe, ohne dass jemand die Matrix anfassen muss.

01 · Einstellung

Muss, Kann oder Ausblenden

Ein leeres Muss-Feld sperrt das Speichern nie. Es zählt erst beim Veröffentlichen und Freigeben – nach den Regeln unten.

02 · Darf ändern

Rollen je Feld

Aus dem Rollenkatalog der Projektorganisation – etwa GPO, Process Owner, Testmanagement, Validierung, Qualitätssicherung oder Datenschutz.

03 · Darf freigeben

Wer den Status setzt

Nur Rollen mit „Darf freigeben“ setzen einen Schritt auf „Freigegeben“. Ohne Eintrag gilt die Vorlage.

Felder, die TAOM selbst führt oder die aus einem Zielsystem (z. B. Jira, Confluence) zurückkommen, lassen sich nur ein- oder ausblenden. Im Editor tragen sie ein Schloss mit der Begründung, etwa „geführt vom Zielsystem“.

Status und Werte gehören zusammen

Vom Entwurf zur Freigabe – mit den Angaben, die dafür nötig sind

Jeder Prozessschritt trägt einen Status. Welche Werte für welchen Status vorhanden sein müssen und wer ihn setzen darf, regelt die Feldsteuerung.

🧪 EntwurfAngelegt, von Hand oder als Vorschlag eines Agenten.

🟡 Prüfung erforderlichBereit für die fachliche Prüfung.

🟢 Fachlich geprüftInhalt bestätigt, Freigabe steht aus.

✔ FreigegebenNur durch Rollen mit „Darf freigeben“.

🔴 AbgelehntImmer mit Begründung, sichtbar am Shape.

Regel

Veröffentlichen mit Lücken

nicht erlaubt · mit Rückfrage (Vorgabe) · erlaubt. Fehlende Pflichtangaben stehen sichtbar im Zielsystem.

Regel

Freigeben mit Lücken

nicht erlaubt (Vorgabe) · mit Rückfrage · erlaubt. Wer trotzdem freigibt, wird protokolliert.

Regel

Vier-Augen-Prinzip

erzwingen (Vorgabe) · nur protokollieren. Wer erstellt hat, gibt bei „erzwingen“ nicht selbst frei.

Weitergabe

Was nach aussen geht – je Schutzbedarf und Ziel

Je Schutzbedarf eines Schritts und je Ziel legt die Matrix fest, ob der Inhalt vollständig, ohne Inhalt oder gar nicht weitergegeben wird.

Schutzbedarf	Vorgabe
Öffentlich · Intern	vollständig an alle Ziele
Vertraulich	vollständig, in Teams/Slack-Kanäle ohne Inhalt
Streng vertraulich	überall ohne Inhalt – nur Kennung und Name

Ziele: HTML/PDF-Export, Confluence, Jira, SAP Cloud ALM, Teams/Slack-Kanäle. Dazu eine Compliance-Liste (z. B. DSGVO) mit Mindest-Schutzbedarf, je Kunde ergänzbar. Dieselbe Regel gilt für das Benutzerhandbuch.

Transparenz statt Suchen

Die Regeln liegen nicht versteckt in einer Verwaltungsmaske. Jeder Benutzer des Kunden sieht, welches Feld Pflicht ist und wer es ändern oder freigeben darf.

gilt für alle registrierten Benutzer
sichtbar für alle Benutzer des Kunden
umstellen nur der Verwalter
jede Änderung protokolliert: wer, wann, was vorher, was nachher
Schloss im Editor, Prüfung auf dem Server

Im Reporting

Wer hat welche Rolle – an welchem Status, in welchem Prozess?

Im Report zählt, was tatsächlich vergeben ist – nicht, was möglich wäre. Niemand muss ins Kundenkonto wechseln, um herauszufinden, wer wo was darf. Die Sicht „Rollen & Freigaben“ im Reporting zeigt es je Modell und am Unternehmensmodell über alle Modelle.

Freigabestand je SchrittFreigegeben, fachlich geprüft, Prüfung erforderlich, Entwurf, abgelehnt mit Begründung – jede Zahl öffnet die Schritte dahinter.

Rollen und PersonenJe Rolle, wer ausführt (R), entscheidet (A), gehört (C) oder informiert wird (I) – als Tabelle und als Heatmap Person × Zuständigkeit.

Lücken sichtbarSchritte ohne Zuständigkeit, ohne A, freigegeben ohne A, offene Stellen.

ProjektorganisationWer welche Funktion in welchem Bereich hat – bestätigt, unbestätigt, abgelaufen oder unbesetzt.

Wer darf wasWer laut Feldsteuerung den Review-Status und die Modellversion freigeben darf, beide Vier-Augen-Regeln, Felder mit Rollenbeschränkung und die gültige Version.

Direkt zum SchrittAus jedem Fenster „Rollen bearbeiten“ – der Schritt öffnet sich im Reiter Organisation.

Rôles et validations dans le reporting – Qui décide, qui exécute, ce qui est validé – et où la responsabilité manque. Avec, selon le pilotage des champs, qui peut valider et quelle version est en vigueur. Chaque chiffre ouvre les étapes concernées. — **Rôles et validations dans le reporting** Qui décide, qui exécute, ce qui est validé – et où la responsabilité manque. Avec, selon le pilotage des champs, qui peut valider et quelle version est en vigueur. Chaque chiffre ouvre les étapes concernées.

Cartes thermiques : rôle × statut de validation, personne × responsabilité – D’un coup d’œil : dans quel rôle des validations manquent et qui est R, A, C ou I sur combien d’étapes. Un clic sur une cellule affiche les étapes. — **Cartes thermiques : rôle × statut de validation, personne × responsabilité** D’un coup d’œil : dans quel rôle des validations manquent et qui est R, A, C ou I sur combien d’étapes. Un clic sur une cellule affiche les étapes.

Organisation de projet dans le rapport – Qui occupe quelle fonction dans quel domaine – confirmée, non confirmée, expirée ou vacante. Sans passer par le compte client. — **Organisation de projet dans le rapport** Qui occupe quelle fonction dans quel domaine – confirmée, non confirmée, expirée ou vacante. Sans passer par le compte client.

Captures d’écran de TAOM Process Studio avec des données d’exemple. Cliquez sur une image pour l’agrandir.

Meine Aufgaben – je Person oder Rolle

Im Reiter „Aufgaben“ des Reportings gibt man einen Namen, eine Rolle oder eine Funktion ein – oder einfach „Ich“. TAOM zeigt, was ansteht: offene Freigaben, abgelehnte Schritte zum Nacharbeiten, offene Tests und Modellversionen zur Freigabe. Jede Zeile führt direkt zum Schritt oder Testfall.

Wie viel liegt an?Anzahl je Art und die Zeit dafür – aus den Projektzeiten (Plan − Ist) oder, wo keine gepflegt sind, aus der Bearbeitungszeit im Process Mining.

Arbeitslast im BetriebStunden pro Monat für die Schritte, die eine Person oder Rolle ausführt.

Zur KenntnisWo jemand nur gehört (C) oder informiert (I) wird – getrennt von den eigenen Aufgaben.

Auch über alle ModelleAm Unternehmensmodell sucht dieselbe Ansicht über alle Modelle unter dem Knoten.

Tâches sur tous les modèles – au modèle d’entreprise – Un rôle choisi, tous les modèles sous le nœud parcourus : tests ouverts avec identifiant du cas de test, étapes en cours et le temps nécessaire – plus la charge du rôle en exploitation issue du process mining. — **Tâches sur tous les modèles – au modèle d’entreprise** Un rôle choisi, tous les modèles sous le nœud parcourus : tests ouverts avec identifiant du cas de test, étapes en cours et le temps nécessaire – plus la charge du rôle en exploitation issue du process mining.

Tâches par personne ou rôle – Saisissez un nom ou un rôle – ou « Moi » : validations en attente, étapes refusées à reprendre, tests et versions de modèle ouverts, avec le temps issu des temps de projet ou du process mining. Chaque ligne mène directement à l’étape ou au cas de test. — **Tâches par personne ou rôle** Saisissez un nom ou un rôle – ou « Moi » : validations en attente, étapes refusées à reprendre, tests et versions de modèle ouverts, avec le temps issu des temps de projet ou du process mining. Chaque ligne mène directement à l’étape ou au cas de test.

Captures d’écran de TAOM Process Studio avec des données d’exemple. Cliquez sur une image pour l’agrandir.

Als Nächstes: Berechtigungen im Process Mining – wer welche Rolle hatte, als ein Schritt bearbeitet, geprüft oder freigegeben wurde.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Kann ein Kunde die Vorgabe von TAOM übernehmen, ohne etwas einzustellen?

Ja. Die Matrix liegt für jeden Kunden beim Lizenzkauf bereit. Wer nichts ändert, arbeitet mit der Vorlage.

Was passiert, wenn ein Pflichtfeld leer ist?

Speichern geht immer. Beim Veröffentlichen fragt TAOM nach (Vorgabe), beim Freigeben ist es nicht erlaubt (Vorgabe). Beides kann der Verwalter umstellen.

Hängt das mit GxP zusammen?

Ja. Vier-Augen-Prinzip, protokollierte Freigaben und unveränderliche Kennungen sind die Grundlage für Nachweise in regulierten Umgebungen – siehe Prüfung und Test.

Feldsteuerung Vier-Augen-Prinzip Validierung GAMP 5 IQ / OQ / PQ Zielsystem Rückweg Projektorganisation

Regeln, die jeder sehen kann.

Die Feldsteuerung gilt für alle registrierten Benutzer von Process Studio.

Lizenzstruktur Reporting