Las personas saben cómo funciona. Simplemente nadie lo ha documentado.
El conocimiento de los procesos está en la cabeza de las personas, en reuniones, correos y años de experiencia. Hable sobre el proceso – TAOM construye el modelo a partir de ello.
El lenguaje cotidiano es suficiente
Nadie necesita hablar BPMN para explicar cómo trabaja
«Un cliente realiza un pedido. Ventas comprueba la disponibilidad. Si el producto no está disponible en stock, la necesidad pasa a Producción. Antes del envío, Calidad inspecciona el producto terminado.»
De dónde procede el conocimiento
Ocho fuentes, un modelo
El conocimiento de los procesos rara vez se encuentra en un único lugar. Process Discovery puede comenzar con cualquier información que ya exista.
- Conversaciones de workshop
- Entrevistas
- Descripciones de procesos
- Instrucciones de trabajo
- Modelos BPMN existentes
- Requisitos de Negocio
- Documentación del proyecto
- Experiencia operativa
También lenguaje hablado
El Agent no procesa únicamente texto escrito. Una conversación grabada o un proceso dictado puede procesarse de la misma manera – reduciendo considerablemente la barrera de entrada en workshops.
Quien puede explicar cómo trabaja, puede hacer que su proceso sea modelado.
También a partir de un modelo existente
Si ya existe un modelo BPMN, se carga como Original y permanece sin modificaciones. Process Discovery lo enriquece en lugar de volver a dibujarlo desde cero.
Lo que ya existe no se descarta – más información.
Más que una secuencia
Siete preguntas que debe plantear un buen Process Discovery
«¿Qué ocurre después?» es la pregunta más sencilla y, normalmente, la menos útil. Lo realmente interesante está alrededor de la secuencia.
- 01¿Quién realiza la actividad?
- 02¿Qué Sistema se utiliza?
- 03¿Qué Decisión se toma aquí?
- 04¿Qué Información se necesita?
- 05¿Dónde aparecen problemas de forma recurrente?
- 06¿Qué Controles se aplican?
- 07¿Qué Requisito se deriva de ello?
As-Is y To-Be
Modelar únicamente el estado objetivo no explica nada
Process Discovery recoge ambos lados: cómo se trabaja hoy y cómo debería funcionar en el futuro. Solo la diferencia entre ambos justifica el cambio.
Preguntar en lugar de asumir
Una IA que inventa lógica de negocio es peligrosa
Lo que pregunta el Agent cuando falta información
- ?¿Quién aprueba este paso?
- ?¿Qué ocurre si la validación falla?
- ?¿Qué Sistema genera el documento?
- ?¿Este paso es manual o automatizado?
Por qué esto mejora la calidad
Una pregunta abierta es un resultado honesto. Una respuesta inventada puede parecer mejor, pero puede costar días más adelante porque nadie detecta que la suposición era incorrecta.
La pregunta y la respuesta permanecen visibles en el historial – el Grace Period determina cuánto tiempo se espera.
Qué más se obtiene
Process Discovery identifica algo más que Process Steps
Si se escucha con atención, cada workshop genera hallazgos que en realidad son Requisitos.
Funcionalidades ausentes
Lo que el Sistema no puede hacer y que, por tanto, requiere un workaround.
Workarounds
La hoja de cálculo junto al Sistema sin la cual el proceso no funciona.
Integration Gaps
Datos que deben transferirse manualmente.
Obligaciones
Evidencias que alguien mantiene de forma paralela.
Problemas de Datos
Campos en los que nadie confía.
Aspectos organizativos
Responsabilidades que no están documentadas en ninguna parte.
Casos de uso típicos
Dónde se utiliza
- 01Discovery WorkshopsCapturar el conocimiento mientras todas las personas relevantes están reunidas.
- 02Entrevistas de negocioConversaciones individuales en las que se explica cómo funciona realmente el proceso.
- 03Análisis As-IsDocumentar cómo se trabaja realmente hoy.
- 04Diseño del To-Be ProcessDiseñar el estado objetivo con una justificación, no solo con una imagen.
- 05Análisis BrownfieldComprender entornos que han evolucionado durante años antes de modificarlos.
- 06Armonización de ProcesosHacer visibles las variantes antes de consolidarlas.
- 07Fusiones y Transformaciones OrganizativasComparar dos formas de trabajar lado a lado.
- 08Retención del ConocimientoCapturar la experiencia antes de que abandone la organización con una persona.
Empezar
Con lo que las personas ya explican de forma natural
No necesita un documento de procesos terminado. Una conversación, un workshop, una descripción o un modelo existente son suficientes para empezar.