Die Leute wissen, wie es läuft. Aufgeschrieben hat es nur niemand.
Prozesswissen steckt in Köpfen, in Sitzungen, in Mails und in jahrelanger Erfahrung. Reden Sie über den Prozess – TAOM baut das Modell dazu.
Alltagssprache genügt
Niemand muss BPMN sprechen, um seine Arbeit zu erklären
„Ein Kunde bestellt. Der Vertrieb prüft die Verfügbarkeit. Ist das Produkt nicht am Lager, geht der Bedarf an die Produktion. Vor dem Versand prüft die Qualitätssicherung das fertige Erzeugnis.»
Woher das Wissen kommt
Acht Quellen, ein Modell
Prozesswissen liegt selten an einer Stelle. Die Erhebung kann bei allem beginnen, was ohnehin schon existiert.
- Workshop-Gespräche
- Interviews
- Prozessbeschreibungen
- Arbeitsanweisungen
- Bestehende BPMN-Modelle
- Fachliche Anforderungen
- Projektunterlagen
- Betriebliches Erfahrungswissen
Auch gesprochene Sprache
Der Agent nimmt nicht nur Fliesstext. Ein aufgezeichnetes Gespräch oder ein diktierter Ablauf lässt sich genauso verarbeiten – das senkt die Hürde in Workshops erheblich.
Wer erklären kann, wie er arbeitet, kann modellieren lassen.
Auch ein vorhandenes Modell
Liegt bereits BPMN vor, wird es als Original geladen und bleibt unverändert. Die Erhebung reichert dann an, statt neu zu zeichnen.
Was schon da ist, wird nicht weggeworfen – mehr dazu.
Mehr als die Reihenfolge
Sieben Fragen, die eine gute Erhebung stellt
„Was passiert als Nächstes?» ist die einfachste und am wenigsten nützliche Frage. Interessant wird es daneben.
- 01Wer führt die Tätigkeit aus?
- 02Welches System wird dabei benutzt?
- 03Welche Entscheidung fällt hier?
- 04Welche Information wird gebraucht?
- 05Wo treten regelmässig Probleme auf?
- 06Welche Kontrollen greifen?
- 07Welche Anforderung folgt daraus?
Ist und Soll
Nur den Zielzustand zu zeichnen erklärt nichts
Die Erhebung trägt beide Seiten: wie heute gearbeitet wird und wie es laufen soll. Erst die Differenz begründet die Veränderung.
Nachfragen statt raten
Eine KI, die sich Geschäftslogik ausdenkt, ist gefährlich
Was der Agent fragt, wenn etwas fehlt
- ?Wer gibt diesen Schritt frei?
- ?Was passiert, wenn die Prüfung fehlschlägt?
- ?Welches System erzeugt den Beleg?
- ?Ist der Schritt manuell oder automatisiert?
Warum das die Qualität hebt
Eine offene Frage ist ein ehrliches Ergebnis. Eine erfundene Antwort sieht besser aus und kostet später Tage, weil niemand merkt, dass die Annahme falsch war.
Frage und Antwort bleiben im Verlauf nachlesbar – die Karenzzeit entscheidet, wie lange gewartet wird.
Was dabei herausfällt
Eine Erhebung findet mehr als Prozessschritte
Wer genau hinhört, bekommt in jedem Workshop Befunde, die eigentlich Anforderungen sind.
Fehlende Funktionen
Was das System nicht kann und deshalb umgangen wird.
Behelfslösungen
Die Tabelle neben dem System, ohne die es nicht läuft.
Schnittstellenlücken
Daten, die von Hand übertragen werden.
Auflagen
Nachweise, die jemand nebenbei erfüllt.
Datenprobleme
Felder, denen niemand traut.
Organisatorisches
Zuständigkeiten, die nirgends stehen.
Typische Anlässe
Wo das eingesetzt wird
- 01Erhebungs-WorkshopsWissen aus dem Raum holen, solange alle beisammen sind.
- 02FachinterviewsEinzelgespräche, bei denen der Ablauf erzählt wird.
- 03Ist-AufnahmeDokumentieren, wie heute wirklich gearbeitet wird.
- 04Soll-ProzessentwurfDen Zielzustand mit Begründung statt nur mit Bild.
- 05Brownfield-AnalyseGewachsene Landschaften verstehen, bevor man sie anfasst.
- 06ProzessharmonisierungVarianten sichtbar machen, bevor man sie zusammenlegt.
- 07Zusammenschlüsse und UmbautenZwei Arbeitsweisen nebeneinanderlegen.
- 08WissenssicherungBevor Erfahrung mit einer Person das Haus verlässt.
Anfangen
Mit dem, was die Leute ohnehin erzählen
Sie brauchen kein fertiges Prozessdokument. Ein Gespräch, ein Workshop, eine Beschreibung oder ein bestehendes Modell genügen als Anfang.