Wer hat noch nie eine E-Mail von einer KI formulieren oder beantworten lassen? Die Frage ist längst nicht mehr, ob in Ihrem Unternehmen KI eingesetzt wird. Sondern: Wissen Sie, wo, wie und warum – und zeigt Ihr Prozessmodell es?
KI ist längst im Ablauf – oft mit privatem Account
Laut einer repräsentativen Bitkom-Umfrage vom Oktober 2025 gehen 4 von 10 Unternehmen in Deutschland davon aus, dass Beschäftigte private KI-Tools für die Arbeit nutzen – oder wissen es bereits. Nur ein Viertel stellt selbst einen Zugang zu generativer KI bereit, knapp ein Viertel hat Regeln dafür. Der Work Trend Index 2024 von Microsoft und LinkedIn zeigt international dasselbe Bild: 78 Prozent der KI-Nutzenden bringen ihre eigenen Werkzeuge mit.
Das ist selten böse Absicht. Eine Antwort formulieren, ein langes Dokument zusammenfassen, eine Formel erklären lassen – es spart Zeit. Nur geschieht es im privaten Chat: mit Firmendaten, ohne Freigabe und ohne Spur im Prozess.
Hinnehmen oder steuern?
| Hier und da, privat | Zentral eingeführt, am Prozess | |
|---|---|---|
| Wer weiss davon? | Die Person selbst – vielleicht das Team | Alle, die den Prozess kennen |
| Welche Daten? | Was gerade in den Chat kopiert wird | Was die Klassifizierung erlaubt |
| Wer prüft das Ergebnis? | Niemand ausdrücklich | Eine festgelegte Rolle gibt frei |
| Wenn etwas schiefgeht | Keiner weiss, woher es kam | Herkunft und Freigabe stehen am Ergebnis |
| Nachweis | Keiner | Im Modell, im Reporting, im Viewer |
Die grössere Gefahr ist nicht, dass Mitarbeitende KI einsetzen. Sie ist, dass niemand weiss, wo – und niemand dafür zuständig ist.
Verbieten hilft selten, die Werkzeuge sind auf jedem Smartphone. Wirksamer ist ein offizieller Weg, der einfacher ist als der private – und ein Prozessmodell, in dem steht, wo KI mitarbeitet. Welche Fragen vorher geklärt sein sollten, steht in unserem Beitrag Fünf Fragen vor dem KI-Einsatz.
Nicht nur Konzerne – auch Kleinbetriebe und Behörden
Im Kleinbetrieb beantwortet eine Person Kundenanfragen mit KI – samt Namen, Adressen und Preisen. Im Konzern arbeiten hundert Teams mit hundert verschiedenen Assistenten. Und in der öffentlichen Verwaltung kommen Amtsgeheimnis und Datenschutz dazu: Viele Daten dürfen aus Gründen der Informationssicherheit gar nicht in öffentliche KI-Anwendungen. Die Schweizer Bundesverwaltung hat deshalb eine eigene KI-Anwendung in einer abgeschotteten Umgebung erprobt (Netzwoche: Bund testet Gov-GPT).
Die Grösse ändert das Werkzeug, nicht die Frage: Wo arbeitet KI mit, mit welchen Daten – und wer verantwortet das Ergebnis?
Kann Ihre Prozessmodellierung das heute zeigen?
Prüffragen an Ihr Prozessmodell
☐ Ist am Schritt erkennbar, ob eine KI mitarbeitet? · ☐ Welche KI, mit welchen Daten? · ☐ Wer gibt das Ergebnis frei? · ☐ Ist das Risiko bewertet, gibt es eine Kontrolle? · ☐ Lässt sich über alle Prozesse fragen: Wo wird überall KI eingesetzt?
In den meisten Werkzeugen lautet die ehrliche Antwort: nein. Das Modell ist ein Bild – und was nicht im Bild steht, gibt es für die Organisation nicht.
So wird KI im Prozess sichtbar – in TAOM
Mit und ohne Risiko bewerten
Nicht jeder KI-Einsatz ist gleich kritisch. Ein E-Mail-Entwurf, den ein Mensch liest und anpasst, ist etwas anderes als eine automatische Antwort an Kundinnen und Kunden, die niemand mehr ansieht. In TAOM ergeben Schwere, Wahrscheinlichkeit und Entdeckbarkeit die Risikoklasse am Schritt – und daraus Kontrollen und Testtiefe. Soll ein Ablauf künftig mit KI laufen, bewertet Change Impact die neue Variante gegen die gültige Fassung, bevor sie gilt.
Bei uns arbeitet KI im Prozess – nicht daneben
Wir setzen KI nicht in Teilen ein, sondern binden sie in die Prozesse ein – bis in die Prozessmodellierung selbst. Der TAOM Agent macht aus einer Beschreibung ein Modell, fragt bei Lücken nach und baut erst nach der Freigabe. Weitere Agenten arbeiten die Schritte aus: Anwendungsbezug, Anforderungen, Risiken und Tests. Jeder Beitrag ist gekennzeichnet, jede Freigabe hat einen Namen. So zeigt das Modell nicht nur, wo Ihre Mitarbeitenden KI einsetzen – sondern auch, wo TAOM selbst es tut.
Fragen? Wir arbeiten es mit Ihnen auf
Sie wissen nicht genau, wo bei Ihnen heute schon KI mitarbeitet? Das ist der Normalfall. Gemeinsam gehen wir Ihre Abläufe durch: Wo ist KI im Einsatz, privat oder gesteuert? Welche Daten fliessen, welche Risiken entstehen, welche Kontrollen fehlen? Das Ergebnis halten wir im Prozessmodell fest, führen es nach und machen es im Editor mit Auswertungen sichtbar – für die Geschäftsleitung genauso wie für das Team, das täglich damit arbeitet.
Sprechen Sie uns an – ob Kleinbetrieb, Konzern oder Verwaltung.
Kurz gefasst
KI ist längst im Arbeitsalltag – oft unsichtbar und privat. Wer sie am Prozessschritt erfasst, bewertet und freigibt, macht aus Schatten-KI einen gesteuerten Einsatz. TAOM zeigt das im Modell, im Reporting und im Viewer.
Über TAOM: TAOM ist die Methode und Plattform der Traniva AG (Schweiz) für das Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und KI – mit Process Studio Editor und Viewer, TAOM Training und Support. Grundsatz: KI unterstützt, die Verantwortung bleibt beim Menschen.
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